Gestão de tempo

Morar com uma pessoa que dá formação sobre gestão de tempo (entre outras coisas) poderá ser um enorme problema para uma pessoa como eu, em que os horários e as horas são um tão complicado bicho de sete cabeças. No entanto, como o ser humano foi feito para evoluir, por vezes encontram-se papéis muito interessantes na secretária do lado. Conheça 30 formas de ganhar tempo ao longo do dia:

Preparação e organização
1 – Mantenha a sua secretária arrumada.
2 – Tenha consciência do tempo que passa e daquele que desperdiça.
3 – Faça uma lista diária de tarefas a realizar.
4 – Delegue aquilo que puder delegar.
5 – Diga não a tarefas que não lhe competem.
6 – Demonstre firmeza nas suas decisões.
7 – Estabeleça prazos realistas.
8 – Reserve algum tempo para que possa trabalhar sozinho.
Enfrentar possíveis interrupções
9 – Decida quem tem acesso a si.
10 – Peça à sua secretária ou a outras pessoa que atenda todos os outros.
11 – Quando interrompido, pergunte de imediato o motivo da visita.
12 – Levante-se quando a pessoa entrar.
13 – Não precisa de ser agressivo. Seja “implacável com o tempo, mas amável com as pessoas”.
14 – Se a interrupção for inconveniente, sugira um encontro posterior.
15 – Esse encontro poderá ter lugar no gabinete da outra pessoa, para que possa ser você a decidir quando o deve terminar.
16 – Uma boa maneira de evitar que as pessoas se demorem é apoiar-se na beira da secretária.
17 – Deixe a conversa trivial para o café ou restaurante. Isso é importante se quiser ir cedo para casa.
Reuniões
18 – Evite fazer perder tempo aos outros e a si.
19 – Planifique a reunião com antecedência. Defina objectivos, estabeleça a ordem de trabalhos e certifique-se que começa e acaba a horas.
20 – Não permita que as reuniões sejam interrompidas, excepto se for absolutamente necessário.
Telefonemas
21 – Se possível, arranje alguém que lhe filtre as chamadas e responda mais tarde.
22 – Faça os seus telefonemas todos de seguida ou em bloco.
23 – Anote os pontos que quer abordar e quando fizer o telefonema vá directo ao assunto
24 – Tenha consciência do tempo que passa ao telefone. Se tem tendência para conversar, tente cronometrar as chamadas.
Sistemas de organização
25 – Conclua um trabalho antes de dar início a outro. É a melhor forma de ir riscando os itens da sua lista.
26 – Reserve cinco minutos todas as manhãs para planear o dia.
27 – Peça a alguém para lhe fazer uma triagem do correio recebido.
28 – Trate de cada assunto de uma só vez. Os adiamentos roubam muito tempo.
29 – Aproveite os tempos mortos. É fácil desperdiçar esses períodos. Esteja alerta e use-os sensatamente.
30 – Coloque um relógio na parede, para que você e todos os outros possam ver o tempo a passar.

Estas "dicas" só nos poderão dar vantagens ao longo do dia, uma vez que poderemos aprender a gerir melhor o nosso tempo e compreender muitas das coisas que passam pela cabeça dos chefes, de vez enquando. Eu pelo menos descobri que o meu tem muito para ler... ;)